Factuur naar Excel omzetten

Met deze converter zet je een factuur naar Excel om: hij leest je facturen als PDF, JPG, PNG of WebP, ook scans en foto’s, en maakt er Excel-rijen van met leverancier, factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum, KvK- en btw-nummer, factuurregels met aantallen en prijzen, btw-bedragen en totalen, elk in een eigen kolom. Digitale PDF’s en gescande papieren facturen werken allebei, in elke lay-out.

Facturen met de hand in een spreadsheet of boekhoudpakket overtypen is de klassieke tijdvreter van gegevensinvoer, en de klassieke bron van typfouten in de boeken. AI-extractie doet het lezen voor je: een stapel facturen wordt een schone tabel die je kunt afletteren, analyseren of importeren, ook als voorbereiding op de btw-aangifte. Een factuur converteren kost zo een paar seconden in plaats van een paar minuten.

Zo zet je een factuur om naar Excel

1. Upload een factuur

   Sleep een factuur als PDF, JPG, PNG of WebP in het vak hierboven of klik om te selecteren. Scans en foto’s van papieren facturen werken ook.

2. AI haalt de velden eruit

   De converter vindt de kopvelden en de tabel met factuurregels, in welke lay-out ook, zonder sjabloon in te stellen.

3. Controleer de voorvertoning

   De eerste pagina verschijnt binnen enkele seconden als gestructureerde data: je controleert de velden voordat je verdergaat.

4. Download als Excel

   Exporteer als .xlsx voor analyse, of als CSV voor import in Exact Online, Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden of je ERP.

Elk veld in zijn eigen kolom

Een factuur is eigenlijk twee tabellen die zich voordoen als document: de kopvelden (wie, wanneer, hoeveel) en de factuurregels (wat precies). De AI haalt ze allebei eruit:

• Kopvelden: naam van de leverancier, KvK-nummer en btw-nummer, factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum, valuta, totalen
• Factuurregels: omschrijving, aantal, stuksprijs en bedrag voor elke regel
• Btw: tarief (21% of 9%) en bedrag per tarief, apart van het bedrag exclusief en inclusief btw

Het resultaat is klaar voor analyse: tel op per leverancier, controleer de totalen tegen de regels, of zet het blad rechtstreeks in je boekhouding. Handgeschreven facturen en bonnen leest de AI met hoge nauwkeurigheid mee.

Werkt met elke factuurlay-out, maar niet met UBL- of Peppol-e-facturen

Factuurtools op basis van sjablonen laten je voor elke leverancier zones intekenen, en dat breekt zodra een leverancier zijn factuur een nieuwe opmaak geeft. ScanPilot heeft geen sjablonen om in te stellen: de AI vindt de velden door het document te begrijpen, dus factuur nummer één converteer je even goed als factuur nummer duizend, van welke leverancier ook, gescande en gefotografeerde papieren facturen inbegrepen. Een foto van een factuur met je telefoon gaat door de afbeelding naar Excel converter, met dezelfde motor.

Eén uitzondering om duidelijk te noemen: UBL- en Peppol-e-facturen zijn XML-bestanden, geen documenten om te lezen. Die importeert je boekhoudpakket rechtstreeks, en daar is deze pagina niet voor. Deze converter is er voor facturen die als PDF, afbeelding, scan of foto binnenkomen. Voor de bankkant van het afletteren combineer je hem met de bankafschrift naar Excel converter.

Waarom converteren met ScanPilot?

Veelgestelde vragen